Elementos que debe contener el registro de control de asistencia

Una gran cantidad de empresas en el Perú buscan establecer procesos claros y transparentes respecto a su Gestión de Personal. Mantener un registro de control de asistencia duradero facilita el seguimiento de las asistencias o ausencias de los colaboradores, además, puede ser un aliado al momento de contabilizar las horas extras laboradas durante la jornada de trabajo.

¿Cómo se debe llevar el formato de registro de asistencia?

Según lo establecido en el Decreto Supremo N° 004 – 2006 – TR, todo empleador sujeto al régimen laboral de la actividad privada tiene la obligación de tener un registro de control de asistencia. Dicho registro puede ser llevado de forma manual o tradicional haciendo uso de libros, o de manera digital utilizando un software especializado como lo es Inngresa. En la actualidad, las empresas buscan mejorar su productividad adoptando procesos automatizados, es por ello que la opción digital es la más elegida. Por otra parte, el registro de asistencia debe darse de manera personal, es decir, cada trabajador debe registrar su tiempo laborado.

¿Las empresas contratistas están obligadas a llevar un control de asistencia de entrada y salida?

Si, todas las empresas contratistas y subcontratistas deben llevar el control de asistencia de sus trabajadores; dicha obligación incluye a todos los colaboradores que son desplazados o destacados a su centro de trabajo o de operaciones por parte de la empresa.

¿Qué medidas de seguridad debe contener el control de asistencia?

Sin importar el formato que decidas utilizar, el control de asistencia debe acoger las siguientes medidas de seguridad:

• El registro no puede ser adulterado.
• El soporte utilizado debe evitar el deterioro o pérdida. Por su parte, la empresa tiene la obligación de exponer a todos los trabajadores de manera permanente el horario de trabajo vigente, la duración del refrigerio o descanso, y de ser el caso, el tiempo de tolerancia.

¿Puede el empleador impedir el registro de asistencia de los trabajadores?

No, el empleador solo podrá impedir el registro cuando el colaborador se ha presentado en su centro de labores después del tiempo establecido como ingreso o del tiempo fijado como tolerancia, en caso de existir. Toda orden u obligación de registrar la salida previa a la conclusión de labores está prohibida y sujeta a una sanción. Además, recuerda que las empresas deben tomar medidas que faciliten el retiro inmediato de los trabajadores de su centro de labores una vez finalizada su jornada.

¿Qué datos debe tener el control de asistencia?

El ART. 2° del Decreto Supremo N° 004 – 2006 – TR, establece que el registro de asistencia debe contener como mínimo la siguiente información para ser considerado como tal:

• Nombre, denominación o razón social del empleador.
• Número de Registro Único de Contribuyentes (RUC) del empleador.
• Nombre y número del documento obligatorio de identidad (DNI) del trabajador.
• Fecha, hora y minutos del ingreso y la salida de la jornada de trabajo.
• Las horas y minutos de permanencia fuera de la jornada de trabajo (Horas extras).

¿El empleador está obligado a llevar el control de asistencia de todos los trabajadores?

No, existen trabajadores los cuales la empresa no está obligada de llevar un registro de asistencia tales como:

• Trabajadores de dirección: son aquellos colaboradores que ejercen la representación de empleador ante a otros trabajadores o a terceros, además comparten funciones de administración y control.
• Trabajadores que no se encuentran sujetos a fiscalización inmediata: son aquellos colaboradores que realizan sus labores o parte de ellas sin supervisión inmediata del empleador, o que lo hacen parcial o totalmente fuera del centro de labores.
• Trabajadores que prestan servicios intermitentes durante el día: son aquellos que regularmente prestan servicios efectivos de manera alternada con lapsos de inactividad.

¿Cuáles son las infracciones o sanciones establecidas en el Decreto Supremo?

En caso de incurrir en alguna infracción, la multa impuesta dependerá del tamaño de la empresa y de la cantidad de colaboradores que han sido afectados. Aunque, estás multas podrían variar entre 1 a 5 UIT para faltas leves y hasta 20 UIT para faltas graves o muy graves. El valor actual (para el año 2022) de la UIT en el Perú es de S/4.600, sin embargo, para las micro y pequeñas empresas se fija otro monto, el mismo dependerá de los ingresos netos percibidos en el año fiscal anterior a la inspección. El Decreto Supremo N° 004 – 2006 – TR establece las siguientes infracciones:

• Tercer grado o falta leve:
  • Imponer trabajo sobre la jornada máxima legal o convencional.
  • No remunerar o compensar el sobretiempo laborado durante la jornada.
  • No otorgar tiempo de refrigerio a los colaboradores.
• Primer grado o falta grave:
  • No contar con el registro de control de ingresos y salidas.
  • Impedir al trabajador el registro de su ingreso o salida.
  • No exhibir de manera permanente a todos los trabajadores el horario de trabajo vigente, la duración del tiempo de refrigerio, y los tiempos de tolerancia.
  • Efectuar registros de ingreso y salida sustituyendo al trabajador.

¿El empleador debe poner a disposición el registro de control de asistencia?

Si, la empresa o empleador deberá poner el control de asistencia a disposición de las siguientes figuras en caso lo requieran:

• La autoridad administrativa del trabajo.
• El sindicato con respecto a los trabajadores que representa.
• A falta de sindicato, el representante designado por los trabajadores.
• El trabajador (sobre la información vinculado con su labor).
• Toda autoridad Pública que tenga tal atribución determinada por Ley (Poder Judicial, Ministerio Público, Policía, entre otros).

¿Cuánto tiempo debe conservarse el registro de control de asistencia

Según lo establecido en el ART. 6 del Decreto Supremo N° 004 – 2006 – TR, el empleador debe conservar los registros de asistencia hasta por cinco años después de ser generados. Se considera como una falta muy grave no contar con el registro de asistencia, por ello la importancia de conservarlo por el tiempo exigido.

¿Qué es Inngresa?

Como se ha mencionado al principio de este artículo, Inngresa es un software en la nube especializado para llevar el registro de control de asistencia de personal, el cual te permite gestionar a todos los trabajadores en tiempo real sin costo adicional por arquitectura, además, está diseñado para facilitar la integración de la información con otros sistemas de nóminas. Con Inngresa podrás llevar el registro de asistencia de todos tus trabajadores, asimismo, puedes crear turnos, gestionar horas extras, ver reportes, entre otros. También podrás mantener la información hasta por cinco años como lo exige el Ministerio de Trabajo del Perú, todo desde una sola plataforma

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