En la gestión diaria de una organización, es común escuchar una frase que pone en riesgo la estabilidad financiera de la empresa: “Yo ya cumplí con poner el sistema, si el trabajador se olvida de marcar, es su responsabilidad”. Sin embargo, ante una inspección de SUNAFIL, este argumento carece de validez legal. En el Perú, la responsabilidad del registro de asistencia es objetiva y exclusiva del empleador.
Si un trabajador omite marcar su ingreso o su salida de la jornada laboral, la autoridad no sanciona al colaborador; sanciona a la empresa por no ejercer su deber de control y vigilancia. Entender esta distinción técnica es vital para evitar multas que pueden superar hasta los seis dígitos.
1. El deber de diligencia: Más que solo “instalar un software”
La base de este deber se encuentra en el Decreto Supremo N.° 004-2006-TR. Esta normativa no solo obliga a las empresas a habilitar un registro de asistencia, sino que les impone la responsabilidad de asegurar su correcto llenado. En términos legales, el empleador es el “garante” de la información.
Recientemente, el Tribunal de Fiscalización Laboral (TFL), a través de resoluciones clave como la N.º 0250-2026-SUNAFIL, ha ratificado el principio de responsabilidad objetiva. Esto significa que la intención del trabajador o su “olvido” es irrelevante ante la imposición de la infracción. Si un inspector detecta registros vacíos, la interpretación legal es que la empresa fue negligente en su supervisión. La ley asume que, si el trabajador no marcó, es porque la empresa no estableció los mecanismos de control suficientes para garantizar que el acto de registro ocurriera.
Es importante recordar que, el D.S. N.º 007-2002-TR exige que el registro sea permanente, actualizado y, sobre todo, íntegro. Un registro con “huecos o vacíos” es, para efectos legales, un registro inexistente.
2. El costo de la omisión: Escala de multas en 2026
La ausencia de registros de entrada y salida se tipifica como una infracción muy grave contra la labor inspectiva y las normas de relaciones laborales. Con la UIT fijada en S/ 5,500 para este 2026, el impacto económico se calcula según el número de trabajadores afectados:
Para micro y pequeñas empresas (MYPES)
Incluso para las empresas más pequeñas, el costo es significativo. Las multas pueden oscilar entre S/ 1,155 y S/ 38,500. Para un emprendimiento en crecimiento, una sanción de este tipo puede comprometer el flujo de caja de varios meses.
Para medianas y grandes empresas (No MYPES)
En este sector, la severidad aumenta. Si la omisión afecta a una parte considerable de la planilla, las sanciones se estructuran de la siguiente manera:
- De 1 a 10 trabajadores: Aproximadamente S/ 13,500.
- De 100 a 200 trabajadores: Supera los S/ 80,000.
- De 1,000 a más trabajadores: La multa máxima puede llegar a los S/ 282,150.
Es fundamental entender que SUNAFIL no suma “olvidos”, sino que sanciona la deficiencia del sistema de control de forma global.
3. El riesgo colateral: La presunción de horas extras
Muchos gerentes se enfocan solo en la multa administrativa, sin embargo, el impacto financiero suele ser el pago de beneficios sociales retroactivos.
Si no existe un registro de salida que demuestre a qué hora se retiró el trabajador, SUNAFIL, y posteriormente un juez laboral, aplicará una presunción a favor del trabajador. Se asumirá que el colaborador laboró durante todo el tiempo que permaneció en las instalaciones o conectado al sistema.
Sin una marca de salida, la empresa no tiene cómo probar que el trabajador se fue a su hora. Esto obliga al pago de horas extras con los recargos del 25% y 35%, además de su incidencia en gratificaciones, CTS y vacaciones. Un “olvido” de marcación de salida puede convertirse en una deuda laboral de miles de soles por cada mes de omisión.
4. Escenarios críticos que disparan las alarmas de SUNAFIL
No todas las empresas son inspeccionadas por denuncias; muchas caen en fiscalizaciones aleatorias o por cruce de datos. Los escenarios que más riesgos generan son:
a. Registros manuales o en Excel: El Excel al ser fácilmente editable y carecer de una “huella digital” (cuándo y dónde se creó la marca), SUNAFIL suele tacharlos de poco confiables o fraudulentos.
b. Inconsistencia con la planilla: Si tu planilla registra 8 horas exactas todos los días para todos los empleados, pero no tienes un registro de asistencia que respalde esos minutos, la autoridad sospechará de un registro “armado” o simulado.
c. Falta de registro de refrigerio: La ley exige que el tiempo de refrigerio también sea documentado (entrada y salida). Omitir esto puede interpretarse como que el trabajador laboró durante su hora de almuerzo.
d. Sistemas sin trazabilidad: Un software que no permite saber si una marca fue editada manualmente por un administrador es un riesgo. La inalterabilidad del dato es un requisito de validez.
5. Protocolo de cumplimiento: ¿Qué hacer si un trabajador no marca?
El área de Recursos Humanos podría implementar un protocolo de repuesta inmediata:
a. Implementación de alertas preventivas: El software no debe ser solo un recolector de datos, sino un apoyo con los avisos. Sistemas como Inngresa permiten activar alertas que notifican al administrador si un colaborador no ha marcado su ingreso tras 20 minutos de su hora de entrada. Esto permite corregir la omisión en el momento, no semanas después.
b. La solicitud de “Justificación de omisión”: Si la omisión ocurre, no se sugiere completar el dato manualmente en el sistema sin respaldo. Se debe generar un formato (físico o digital) donde el trabajador declare su hora real de ingreso/salida y explique el motivo del olvido. También, en sistemas como Inngresa el trabajador podría justificar su “falta” solicitando desde su Portal la marca olvidada, para ello será necesario dejar un comentario que justifique la ausencia, al aprobarse su marcación se mantendrá el registro de la solicitud incluyendo fecha y hora.
c. Capacitación al equipo: Comunicar a los trabajadores que marcar su asistencia es la única forma de garantizar que se le paguen sus beneficios correctamente. No es un acto de control policial, es un acto de transparencia salarial.
6. La ventaja de la automatización en la nube
Hoy en día, el cumplimiento normativo no tiene por qué ser costoso ni burocrático. La tecnología en la nube ha democratizado el acceso a herramientas que antes solo las grandes corporaciones podían costear.
Al eliminar la dependencia de hardware físico como los relojes biométricos, las empresas ganan en agilidad. La biometría facial y la geolocalización desde dispositivos móviles también aseguran que la marca sea real, esté ubicada en el lugar de trabajo autorizado y no sea posible de suplantar. Esto no solo evita multas, sino que optimiza el cálculo de la nómina, eliminando horas de trabajo manual en la consolidación de datos.
Conclusión
La modernización del registro de asistencia no es una forma de vigilar al trabajador, al contrario, es un instrumento necesario que genera tranquilidad legal de ambas partes. Un sistema de asistencia en la nube con biometría y geolocalización es la herramienta que permite que la flexibilidad sea sostenible y que el cumplimiento normativo sea automático.
Proporciona los datos necesarios para tomar decisiones basadas en evidencia y asegura que, ante cualquier revisión de SUNAFIL, la empresa cuente con un historial sólido, inalterable y auditable. En Inngresa, ayudamos a optimizar la gestión de miles de colaboradores diariamente, facilitando el registro y devolviendo el tiempo a recursos humanos para que se enfoquen en lo que realmente importa.