La confusión sobre quiénes deben registrar asistencia y quiénes están exentos representa uno de los desafíos más complejos para las áreas de recursos humanos en Perú. Muchos empleadores asumen que el personal directivo o de confianza no requiere marcación, pero la realidad legal es más matizada. Esta ambigüedad ha generado multas de SUNAFIL por incumplimientos documentales, afectando especialmente a MYPES que carecen de asesoría especializada.
La Resolución de Superintendencia N.° 000542-2020-SUNAFIL/ILM marca un precedente importante, ya que se sancionó a una empresa por no contar con el registro de asistencia de dos trabajadores, aun cuando la empresa alegaba que dichos cargos no se encontraban bajo fiscalización.
Marco legal: Decreto Supremo N° 007-2002-TR y la jornada máxima
El Decreto Supremo N° 007-2002-TR, Texto Único Ordenado de la Ley de Jornada de Trabajo, establece que la jornada ordinaria no puede exceder 8 horas diarias o 48 semanales. Sin embargo, su artículo 5° excluye expresamente a ciertos trabajadores de esta limitación.
Categorías excluidas de la jornada máxima:
- Personal de dirección: Quienes ejercen representación general del empleador con poder de decisión autónomo.
- Trabajadores no sujetos a fiscalización inmediata: Aquellos que laboran sin supervisión directa y administran su propio tiempo.
- Personal de confianza: Trabajadores con acceso a información confidencial y facultades de decisión en políticas empresariales.
La exclusión de jornada máxima no equivale a exclusión del registro de asistencia. Esta es la trampa conceptual donde caen la mayoría de empleadores. SUNAFIL diferencia claramente entre ambas obligaciones.
La obligatoriedad del registro según SUNAFIL
Mediante la Resolución de Superintendencia N° 000542-2020-SUNAFIL/ILM, queda evidenciado que todos los trabajadores bajo relación de subordinación deben registrar su asistencia, con excepciones muy específicas.
¿Quiénes SÍ deben marcar asistencia aunque estén excluidos de jornada máxima?
1.- Personal de confianza: Sujetos a límites de horarios, que mantienen relación de subordinación y deben registrar entrada y salida.
2.- Trabajadores con jornadas atípicas: Aquellos con horarios rotativos, nocturnos o fraccionados requieren control riguroso para efectos de planilla y beneficios sociales.
3.- Personal con horarios flexibles: La flexibilidad no elimina la obligación de documentar presencia laboral.
¿Quiénes NO están obligados a marcar asistencia?
1.- Personal de dirección con representación general: Gerentes generales o directores con poder decisorio absoluto y autonomía total sobre su tiempo.
2.- Trabajadores verdaderamente independientes: Aquellos sin fiscalización inmediata ni horario predeterminado, como consultores externos o asesores especializados bajo contratos de locación de servicios.
La distinción clave radica en la subordinación. Si existe relación laboral con dependencia, el registro es obligatorio independientemente de la exclusión de jornada máxima.
Errores comunes que generan sanciones de SUNAFIL
Error 1: Asumir que “confianza” significa “sin control”
Muchas empresas eliminan el registro de asistencia para todo su personal de confianza, desde gerentes de área hasta asistentes administrativos con acceso a información sensible. SUNAFIL ha sancionado esta práctica porque confunde la categoría laboral con la obligación de control.
Caso real: Una empresa comercial en Lima fue multada con 32 UIT porque sus 8 jefes de área (personal de confianza) no registraban asistencia. SUNAFIL determinó que, aunque tenían facultades de decisión, mantenían subordinación al gerente general y horarios definidos.
Error 2: Clasificar incorrectamente al personal directivo
No todo cargo con título de “gerente” o “director” califica como personal de dirección excluido. SUNAFIL evalúa las funciones reales, no los nombres de puestos.
Criterios de SUNAFIL para validar personal de dirección:
- Poder de representación legal de la empresa.
- Facultad para contratar y despedir personal.
- Autonomía absoluta en decisiones estratégicas.
- Ausencia de supervisión por parte de otro trabajador.
Un “gerente de ventas” que reporta al gerente general, tiene metas impuestas y cumple horario no siempre califica como personal de dirección para efectos de exclusión del registro, de acuerdo a las resoluciones de SUNAFIL.
Error 3: No documentar las exclusiones
Incluso cuando la exclusión es legítima, SUNAFIL exige documentación que justifique por qué ciertos trabajadores no marcan asistencia. Esta documentación debe incluir:
- Contratos de trabajo que especifiquen la naturaleza del cargo.
- Descripciones de puesto que evidencien autonomía y representación.
- Políticas internas aprobadas que establezcan criterios de exclusión.
- Registros de comunicación con los trabajadores sobre sus obligaciones.
La falta de esta documentación durante una inspección laboral podría ser interpretada como incumplimiento, aunque la exclusión sea técnicamente correcta.
Implementación práctica: Cómo gestionar las exclusiones
Paso 1: Auditoría de clasificación de personal
Revise cada posición en su organización y evalúe:
- ¿El trabajador tiene subordinación a otro superior?
- ¿Existe fiscalización sobre su horario o cumplimiento de tareas?
- ¿El trabajador tiene poder de representación legal de la empresa?
- ¿Puede tomar decisiones estratégicas sin aprobación superior?
Solo los trabajadores que respondan negativamente a las dos primeras preguntas y afirmativamente a las últimas califican para exclusión del registro.
Paso 2: Documentación formal
Para cada trabajador excluido, prepare:
- Addendum al contrato: Especifique la naturaleza del cargo y la exclusión del registro de asistencia con fundamento legal.
- Carta de notificación: Comunique formalmente al trabajador su condición y obligaciones.
- Archivo de evidencia: Mantenga copias de poderes, facultades de representación y actas de nombramiento.
Paso 3: Comunicación interna
Capacite a su equipo de RRHH y supervisores sobre:
- Diferencias entre exclusión de jornada máxima y exclusión de registro de asistencia.
- Procedimientos para identificar correctamente al personal excluido.
- Protocolos de documentación ante inspecciones de SUNAFIL.
La claridad interna previene errores operativos que se traducen en multas.
Tecnología como aliado del cumplimiento
Los sistemas automatizados de control de asistencia disminuyen la fricción que genera para un supervisor o gerente de área realizar su registro. Plataformas como Inngresa permiten:
Para el personal de dirección: Pueden marcar desde una App móvil, registrando solo su inicio y fin de jornada, cumpliendo con la ley sin perder flexibilidad.
Para el personal en obra/campo: El registro móvil con GPS permite que el trabajador marque en su zona de labores, cumpliendo con el registro oficial que exige el D.S. 004-2006-TR.
La automatización no solo reduce riesgos de sanción, sino que libera tiempo de RRHH para tareas estratégicas en lugar de perseguir marcaciones manuales o resolver disputas sobre horarios.
Puntos clave que te sugerimos revisar en tu control de asistencia
Cuando SUNAFIL inspecciona el registro de asistencia, verifica:
1.- Existencia del registro: Físico o digital, debe estar disponible para consulta inmediata.
2.- Completitud: Todos los trabajadores obligados deben tener registros sin vacíos injustificados.
3.- Documentación de exclusiones: Justificación legal y formal de por qué ciertos trabajadores no marcan.
4.- Conservación: Los registros deben mantenerse por 5 años según el artículo 35° del Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo.
Checklist de auditoría interna:
- ¿Todos los trabajadores bajo subordinación tienen registro de asistencia?
- ¿Las exclusiones están documentadas con contratos y descripciones de puesto?
- ¿El sistema de registro permite consulta histórica de al menos 5 años?
- ¿Existe política interna aprobada sobre control de asistencia?
- ¿El personal de RRHH conoce los criterios de SUNAFIL para clasificar trabajadores?
Realizar esta auditoría trimestralmente minimiza sorpresas durante inspecciones oficiales.
Hacia una gestión de asistencia con seguridad jurídica
La gestión del registro para el personal excluido de la jornada máxima debe entenderse como una medida de protección para la empresa. Diferenciar correctamente entre la flexibilidad de horario y la obligación legal de registro permite evitar contingencias que impactan directamente en la rentabilidad y el clima organizacional.
La clave está en abandonar supuestos generalizados (“los gerentes no marcan”) y adoptar criterios técnicos basados en la normativa de SUNAFIL.
La inversión en sistemas automatizados y capacitación especializada se recupera rápidamente al evitar una sola sanción administrativa.
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