Sanciones de SUNAFIL por no contar con un control de asistencia laboral

¿Sabías que no llevar el registro de control de asistencia laboral se considera como una falta muy grave e insubsanable?

¿Y qué es una falta subsanable?

SUNAFIL considera que una falta es subsanable siempre que las consecuencias de la afectación del incumplimiento de la obligación, puedan ser enmendadas. Por el contrario, no contar con un registro de control de asistencia se considera una falta insubsanable, debido a la imposibilidad que tiene la empresa de obtener la información anterior a la inspección.

¿Qué información debe contener el control de asistencia laboral?

El Decreto Supremo N° 004 – 2006 – TR establece que debe contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre, denominación o razón social del empleador.
• Número de Registro Único de Contribuyentes (RUC) del empleador.
• Nombre y número del documento obligatorio de identidad (DNI) del trabajador.
• Fecha, hora y minutos del ingreso y la salida de la jornada de trabajo.
• Las horas y minutos de permanencia fuera de la jornada de trabajo (Horas extras).

¿Cuál es el formato correcto para llevar el registro de control de asistencia?

Toda empresa sujeta al régimen laboral de la actividad privada tiene la obligación de tener un registro de control de asistencia. El mismo puede llevarse de manera física o digital, haciendo uso de un software especializado en el control de asistencia laboral como Inngresa.

¿Existen consideraciones importantes para seleccionar el formato?

Si, el formato que decidas utilizar sea físico o digital, debe evitar el deterioro o pérdida del registro, además, se debe garantizar que la información no será manipulada o adulterada.

En caso de pérdida del control de asistencia laboral ¿Se puede absolver de responsabilidad al empleador?

Si, se puede absolver al empleador siempre que sea debidamente justificado y de ser el caso, notificado al momento de la inspección o durante el proceso de sanción. Las condiciones eximentes de la responsabilidad se dan en caso fortuito o de fuerza mayor comprobada, es decir, la empresa tendrá que presentar un documento que confirme la situación de pérdida como un caso fortuito o de fuerza mayor. De lo contrario, el empleador será sancionado por no contar con el control de registro de asistencia.

¿Es suficiente con la implementación del control de asistencia para cumplir con el requisito?

No, el empleador debe vigilar que dicho registro cumpla con su finalidad, para ello debe considerar las siguientes acciones:

• Controlar y supervisar de manera continua el registro de asistencia de todos los trabajadores.
• El control de asistencia debe estar siempre a disposición de los colaboradores.
• En caso de ausencia, es decir, si un trabajador no realiza el registro de su asistencia, el empleador debe ejecutar todas las acciones necesarias para que se lleve a cabo.
• Garantizar que el control de asistencia no sea manipulado ni se encuentre deteriorado.

¿Qué finalidad tiene llevar el registro de control de asistencia?

La finalidad del mismo es conservar de forma permanente las horas laboradas por los colaboradores. Dicho registro se debe dar de manera personal, es decir, cada trabajador debe registrar su asistencia laboral sin intermediarios. Además, es ideal para llevar la contabilidad de las horas extras laboradas durante la jornada, las cuales deben ser remuneradas conforme a Ley.

¿Cuáles son las sanciones establecidas en el Decreto Supremo?

En el ART. 8 del Decreto Supremo N° 004 – 2006 – TR establece las siguientes infracciones:

• Se considera como falta leve o de tercer grado:
  • No remunerar o compensar el sobretiempo laborado durante la jornada.
  • Imponer trabajo sobre la jornada máxima legal.
  • No otorgar tiempo de refrigerio a los colaboradores.
• Se considera como faltas graves, muy graves o de primer grado:
  • No contar con el registro de control de ingresos y salidas.
  • Efectuar registros de ingreso y salida sustituyendo al trabajador.
  • Impedir al trabajador el registro de su ingreso o salida.
  • No exhibir de manera permanente a todos los trabajadores el horario de trabajo vigente, la duración del tiempo de refrigerio, y los tiempos de tolerancia. Sin embargo, la multa impuesta dependerá en gran parte de la cantidad de colaboradores que han sido afectados y del tamaño de la empresa. Por ejemplo, para las micro y pequeñas empresas la multa se fijará de acuerdo a los ingresos netos percibidos en el ejercicio fiscal anterior a la detección de la infracción. Por otra parte, para el resto de las empresas dichas multas podrían variar de la siguiente manera:
• Entre 1 a 5 UIT para faltas leves.
• Entre 10 hasta 20 UIT para faltas graves o muy graves. Actualmente (para el año 2022), la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) tiene un valor de 4.600 soles.

¿Es obligatorio llevar el registro de asistencia de todos los trabajadores?

No, de acuerdo a lo establecido en el ART. 1 del Decreto Supremo N° 004 – 2006 – TR, existen trabajadores los cuales el empleador no tiene la obligación a llevar un registro tales como:

• Trabajadores de dirección.
• Trabajadores que no se encuentran sujetos a fiscalización inmediata.
• Trabajadores que prestan servicios intermitentes durante el día

¿Por cuánto tiempo el empleador debe conservar el registro de asistencia?

La empresa debe mantener el registro de la asistencia laboral de sus colaboradores hasta por cinco años, independientemente del formato que decida utilizar. Además, recuerda que no contar con el control de asistencia es considerado como una falta muy grave según el Decreto Supremo N° 004 – 2006 – TR, por ello es de vital importancia conservarlo por el tiempo exigido.

¿A pedido de quién el control de registro de asistencia debe estar a disposición?

El empleador deberá poner el control de asistencia a disposición de las siguientes figuras:

• La autoridad administrativa del trabajo.
• El sindicato con respecto a los trabajadores que representa.
• A falta de sindicato, el representante designado por los trabajadores.
• El trabajador (sobre la información vinculado con su labor).
• Toda autoridad Pública que tenga tal atribución determinada por Ley (Poder Judicial, Ministerio Público, Policía, entre otros).

¿Existe un software especializado para llevar el registro de control de asistencia laboral?

Sí, existe una plataforma que puede apoyarte durante esta gestión, como lo es Inngresa; es un software en la nube especializado en llevar el registro de control de asistencia del personal. Con Inngresa, podrás llevar el registro de asistencia de todos tus colaboradores en tiempo real, sin un costo adicional por arquitectura. Asimismo, puedes crear turnos, gestionar horas extras, obtener reportes, entre otros. La información es conservada hasta por cinco años como lo exige el Ministerio de Trabajo del Perú, todo desde un solo lugar.

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